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エクセルで一斉送信!

Gmail、Yahooメール、会社メールから宛先やCCのアドレス、件名、本文をエクセルに抽出

ExcelMailAddinを使って、Gmail、Yahooメール、会社のメールにもかかわらず、Outlookを経由して、OutlookのデータベースファイルPSTから一括でメールアドレス、件名、本文などを抽出して、エクセルに出力することができます。
Web上にGoogle App Scriptを使ってGmailからメールアドレスを抽出する方法を見つかってずっと使っていましたが、
突然ある日Googleから「最近、他のユーザーがあなたのパスワードを使ってあなたの Google アカウンにログインしようとしました。」
との連絡がありました。Google Scriptを使う際に、権限授与も必要だったため、それによりアカウント情報が漏れた可能性があるではないか
と心配しておりました。安全にメールアドレスやメール内容を抽出して整理できるように、ExcelMailAddinに
OutlookのPSTファイルからメール内容を抽出する機能を追加しました。

Gmail、Yahooメール、会社メールは全てOutlookからの接続が出来ますので、メールをローカルにダウンロードすれば、
いつでもメール内容の抽出ができます。

詳しくは以下の動画をご覧ください。

ExcelMailAddinのインストール

Excelでメール一斉送信-06 どこが便利?!

1. すべての機能はExcelの一つのタブに纏めます。
ExcelMailAddin-Spec1
2.メールを受け取った人にとっては自分だけに対して送られたメールのようになります。
ExcelMailAddin-Spec2
3. %名前%のように流れ込みパラメータは自由に設定できます(送信一覧のタイトル名称前後に%を付けるだけ)。
ExcelMailAddin-Spec3
流れ込みパラメータの対象列も自分でカスタマイズできます。
4. すべての受信者へ共通ファイル添付できますし、個別ファイルも添付できます。
ワードやエクセルなどに対して、送信時に圧縮やパスワード掛けもできます。
ExcelMailAddin-Spec4
5. SSL接続対応
ExcelMailAddin-Spec9
6. 一覧から繰り返してメール本文も作成できます。
ExcelMailAddin-Spec5
7.売掛一覧から個人へ送信する個別明細や請求書などをマッピングで出力できます。
ExcelMailAddin-Spec6
ExcelMailAddin-Spec7
8. 自分でメール文例を纏めてエクセルメニューに追加できます。
ExcelMailAddin-Spec8
9. Google DriveやOne Driveとの連動は簡単!
例えば、GoogleDriveの場合
上記のようにGoogleDriveの共有フォルダを設定すれば、メニューの中に、GoogleDrive上のExcelファイルを自動的に
表示します。
9. 選択された行のメールをOutlookで編集できます。
10. OutlookのPSTファイルからメールアドレスや本文などのエクスポートが出来ます。

Excelでメール一斉送信-04 Excel一覧からExcelファイルへの差し込み

エクセルへの差し込み印刷はExcelMailAddin以外は以下の記事も書いております。メール送信しない場合、ExcelDevToolの差し込み印刷機能をお勧めします。
ExcelDevToolのデータ入力フォームでExcelを最強のデータベース入力&帳票出力(差し込み印刷)画面に

Excelの一括送信で下記のようなことはよく発生します。
1). 給与明細から個人給与明細を生成して、一括で各社員へ送信します。
2). 売掛一覧から請求書を生成して、一括で各会社へ送信します。
3). 売掛一覧から注文書を生成して、一括で各会社へ送信します。
…….
つまり、既存の台帳や一覧シートから個別文書を作成して、各特定の送信先へ一括送信することは珍しくありません。
この記事では、Excel一覧から個別Excelファイルへの差し込み方法を説明します。
ExcelMailAddinを使えば、マクロを作ることが必要なく、設定だけで様々なパターンが対応できます。
下記の具体例で成績一覧から個人成績表へ一括出力するように、使い方を解説します。

一覧(入力ファイル):
ExcelDataInsertion-0

個別ファイル(出力ファイル):
ExcelDataInsertion-9

ExcelMailAddinのインストールは下記記事を参照してください。
http://superdbtool.blog.jp/archives/1001792674.html

①、 出力マッピング定義
「 マッピング定義」は一覧ファイルからどのように出力ファイルへ内容を出力するか
を定義する
Excelファイルです。 上の部分は一覧ファイルのタイトルやデータサンプルです。
1列名に「!!元データ終了!! 」が入っている行以下は出力ファイルのコンテンツです。
* 
「!!元データ終了!! 」は必ず6行目以下に指定する必要があります。
「!!元シート名!!」は一覧のシート名としてマッピングで使えます。
一覧の項目と出力ファイルの項目を線で繋いで、データコピー関係を定義します。
3種類の線が使えます。
ExcelDataInsertion-10
本例で使ったマッピング定義:
ExcelDataInsertion-4

②、 ファイル出力の設定を追加します。
ExcelDataInsertion-2

下記の図で元データファイル:成績一覧
設定ファイル:マッピング定義ファイル
出力テンプレート:個人成績表のサンプルファイル
出力先フォルダ:書き込み権限のあるフォルダ指定(C:直下は普段駄目)
下記のように設定して保存:
ExcelDataInsertion-5
ExcelDataInsertion-6

③、 一覧で「選択行で出力」をクリックします。
ExcelDataInsertion-7

すると以下のファイルが生成されます。
ExcelDataInsertion-8
ExcelDataInsertion-9

生成したファイルは一斉送信機能を使って、一括で各人へ送信できます。

Excelでメール一斉送信-03 情報明細によるメール本文一括作成


案件一覧、要員一覧、顧客一覧、社員一覧などの情報リストから
必要な行の情報をメール本文に一定のフォーマットで編集して送信する
場面がよくあります。例えば、下記の案件リストを協力会社へ送信したい場合、
Excel明細の各セルから情報をコピーするのは面倒くさいです。
CreateMail-6

ExcelMailAddinを使えば、既存の案件一覧から一括で作成できます。

ExcelMailAddinのインストールは下記をご参照ください。
http://superdbtool.com/blog/archives/282

一斉送信の方法は下記をご参照ください。
http://superdbtool.com/blog/archives/284

①、案件情報のサンプルファイルを開きます。
CreateMail-1

CreateMail-2

②、「一斉送信」タブの「一覧からメール作成」ボタンをクリックします。
CreateMail-3

③、下記の画面で、案件一覧のタイトル行、出力判断列(どの行をメール本文に出力するか)、
テンプレート名、テンプレートの内容を設定します。

テンプレート内容には「%XXXX%」のように、案件一覧のタイトル行を書きます。
CreateMail-4

④、メール本文作成ボタンをクリックしたら、%XXXX%の部分はすべて案件一覧の
各行のデータに置き換えて本文に出力します。
CreateMail-5