Author Archives: たろう

Outlookからも同報送信できます

OutlookNoMissAddinの最新版でOutlookを使って同報送信する機能を追加しました。

指定された時間間隔でTO毎に1件ずつメールを作成して送信トレイに入ります。時間になりましたら、自動的に送信されます。この機能で会社住所変更された場合の一斉送信に一番いいです。メールアドレス毎に送信されますので、一括送信しても宛先毎に1つ1つ送信するように変換するため、誤送信防止にも役立ちます。

使い方:

①、送信確認画面の下に「同報送信」のボタンがあります。クリック!

②、指定された時間間隔でTO毎に1件ずつメールを作成して送信トレイに入ります。時間になりましたら、自動的に送信されます。

メール本文に%氏名%(タイトルに表示している名称)のように流れ込みパラメータとして使えます。TSVファイルに自分で定義したカラム名をインポートすれば表示した項目も使えます。

ExcelGrepAddinの隠し機能 – 数式で正規表現文字列マッピング

ExcelGrepAddinは正規表現でファイルやセルの内容を検索するためのAddinなので、
一般的な方に対して難しいかもしれません。実は内部でよく使っている数式で正規表現文字列マッピング
機能は隠されていますが、疑問回答のために2つの例をあげます。

Office2016にも似ているような関数があると思います。

例1:文字列から数値を抽出

まず、ExcelGrepAddinをダウンロードしてインストールする必要があります。

インストール後、インストール先フォルダのXLLファイルクリックします。(安全のため、Excelより自動起動を廃止いたしました。)

これで、関数にExcelGrepAddinの内部関数が利用できるようになります。

本例では12abc23def900のような文字列から数値のみを抽出し、改行コードで連結する方法を説明します。

CTRL+SHIFT+A

例2:文字列からカタカタ・ひらがな・漢字を抽出

=RegexMatch(A1,”[\u30A1-\u30FA]+”,”,”,TRUE,TRUE)

=RegexMatch(A1,”[\u3041-\u3096]+”,”,”,TRUE,TRUE)

=RegexMatch(A1,”[々〇〻\u3400-\u9FFF\uF900-\uFAFF]|[\uD840-\uD87F][\uDC00-\uDFFF]+”,”,”,TRUE,TRUE)

取得結果:

本機能はサポート範囲外です。

田中様?それとも田中様?或いは田中様?

Outlookで送信する場合、以下のことはありませんか。

実は3つの田中様で、会社も3つでした。誤送信のないようにあれこれを注意しなければならない!
不安でたまらない!これはストレス溜まりますね。

OutlookNoMissAddinを利用するなら、ミスして宛先を入力してもまったく心配しなくてもいい!
確認画面でもう一度分かりやすく確認するチャンスがありますから!

宛先はアドレス帳に登録済みかどうかをチェックして、登録済みの場合、会社名も結果に表示します。
簡単なソフト一本だけでメール送信は楽になります。OutlookNoMissAddinを試してみませんか。

窓の杜さんもレビューしていただきました。
「Outlook」でのメール誤送信を防止できる「OutlookNoMissAddin」

OutlookNoMissAddin ダウンロード

誤送信防止ソフトOutlookNoMissAddinの活用事例

OutlookNoMissAddinは簡単、迅速に導入できるOutlook専用誤送信対策ソフトです。
メールを送信するたびに確認画面が表示され、注意喚起します。宛先ミスや添付ミス
などの検出だけではなく、メール本文の文言も検出できます。

活用例1:人事、採用担当の日時、曜日、場所の送信前確認

人事、採用担当された方は日時や場所を指定してメールをされることがほとんどです。
日時、曜日、場所など肝心な情報を間違って送ってしまったら、大変なことになってしまいます。
送信する前に、確実に肝心な情報をチェックするのは重要です。

OutlookNoMissAddinを使った場合、カスタマイズの文言に3行を追加するだけで送信するたびに、
メールに日時、曜日、場所の文字列が検出されましたら、ワーニングのメッセージが出てきて、
レポートで分かりやすく再確認できます。

①、カスタマイズ文言追加

②、送信前確認ダイアログでワーニング表示

③、具体的にどこにあるかはレポートで分かりやすく確認

 

活用例2:ストレスを感じることなく請求書の送信作業
請求書や納品書などの送信で添付漏れがよく発生します。OutLookNoMissAddinの使用により、
完全に添付漏れを防ぐことができます。

①、添付漏れチェックで添付ミスをなくす

②、レポートで分かりやすく確認

③、送信時に添付ファイル自動圧縮、パスワード掛けも簡単

 

活用例3:アドレス帳の登録情報を活用
アドレス帳に宛先の情報たくさん登録しているのに、メールを送信するたびに受信社の
会社名、部署名、名前を毎回手動入力しなければならないため、時間が無駄になってしまい、
ミスを犯しやすいです。

①、誤送信設定で返信雛形組織外用に以下のように設定

%TO_COMPANYNAME%
%TO_LASTNAME%様

お世話になっております。XXXです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

②、メール返信をする際に、組織外のユーザだったら、自動的にアドレス帳から会社名と
宛先名を取得してからメール本文に設定
株式会社YYYY
田中様

お世話になっております。XXXです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

■以下は使用できる変数一覧です。
%TO_LASTNAME%
%TO_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME%
%TO_DEPARTMENT%
%TO_JOBTITLE%
%TO_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_DEPARTMENT_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME_JOBTITLE%
%CC_LASTNAME%
%CC_LASTNAME_TITLE%
%CC_COMPANYNAME%

OutlookNoMissAddinのダウンロード:
http://www.superdbtool.com/download.html

ExcelDevTool-エクセル機能拡張で技術者の生産性を向上させる – その1 – データベース

最近、新しい案件でC#.NETを使って、顧客管理のシステムを開発しております。
この案件で技術者(SE)としてExcelDevToolをどのように活用して生産性を高めるかについては紹介させていただきたいと思います。

ここでは顧客登録機能の例で説明いたします。

まず、要件定義が終わってから、お客様から以下のテーブル定義をいただきました。
それに基づいて、テーブルを作成します。

顧客情報テーブル
顧客情報 ID
氏名
カナ
敬称
住所
市区町村
都道府県
郵便番号
地方
国/地域
会社名
タイトル
会社直通 TEL
会社内線番号
携帯 TEL
FAX 番号
電子メール名
前回の応対日
応対区分 ID
紹介者名
備考

①、これは日本語の表現で、そのまま使えないため、Google翻訳で英語へ翻訳しました。

②、Excelに翻訳した結果をコピーして、一括でスペースや/などを”_”へ置換しました。(Excelの置換でもOKですが、正規表現に慣れているから、
ExcelDevToolの正規表現置換を使いました)

置換後少し整理した結果:

②、テーブルのCreate文を作成するため、整理して、以下のようにテーブルを定義しました。
使ったExcelDevToolの機能:一括で小文字から大文字への変換

③、氏名の行の後ろにSQL用の列定義文を記述します。その後、入力したSQL文を選択して、Excel右クリック→機能拡張→選択範囲→文字列を数式へ変更をクリックします。ここはポイントです。「文字列を数式へ変更」の機能は以降の作業でもたくさん使われると思います。

下記のように、SQL文中の文字列を対応するセルへ置換します。

すると、SQLの内容はそのままで、本来の文字列は自動的に数式に変換されます!

変換した行の内容をコピーしてほかの行にペストすれば、一瞬で以下のようになりました。

④、SQLをSQLServerのエディタにコピーして、CREATE TABLE文を追加して、少し編集して、Createします。

日本語のテーブル定義からSQL Serverのテーブル作成まで、10分ぐらいで終わりました。

現時点でまだ使わないですが、顧客管理画面でInsert、Updateのプロシージャーが使う想定なので、
Insert文とUpdate文の定義も「文字列を数式へ変更」の機能を使って事前に定義しておきます。

ExcelDevToolダウンロード