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迷惑メール扱いされたない一斉送信方法

一斉配信ソフトはとても便利でたくさんのメールを一括で送信できますが、せっかくメールを送信しても迷惑メールフォルダに振り分けられたのでは、意味がありません。但し、送信方法と送信時間などを少し工夫すれば避けられるのです。ここでExcelMailAddin + Outlook送信の形で迷惑メールとして扱いされない方法をご紹介します。

①、メールプロバイダの送信制限を事前に確認すること
ExcelMailAddinは会社の人事や事務送信など一斉送信するために開発したものですが、メール送信用プロバイダは勿論会社メールのプロバイダに限られず、フリーメールもご利用できます。例えば、人気のGmailをご利用の場合、以下の制限があるため、注意必要です。
Gmailの送信制限
「1 通のメールを 500 人を超える宛先に送信した場合や、1 日に 500 通を超えるメールを送信した場合に、このエラー メッセージが表示されることがあります。」
まず、「1通のメール」を500人へ送信してはいけないです。なので、一括送信の内容を毎回変更してから送信した方が安全です。
そして、「1日に500通」のメールしか送信できないです(勿論Googleビジネス版の場合、この数値は大きくなります)。なので、1つのアカウントで毎日送信する最大メールを注意しましょう。実は毎時間の送信制限もあります。

②、広く使われているメールソフトから送信すること
メールソフトで送信する際に、メールヘッダーにメールを送信するソフトの名前や証明書情報など付けられる場合があります。有名ではないソフトから送信する場合、迷惑メールとして判断されてしまう可能性もあります。なので、できるだけ、MS OutlookやThunderBirdなど広く利用されているソフトからの送信はより安全です。

②、ExcelMailAddinで一括送信設定をプロバイダの制限により調整すること、Outlook経由して送信すること
  毎回送信するタイトルと本文をできるだけ変化させるようにしましょう。これを実現するにはExcelMailAddinの「流れ込みパラメータ」機能を使いましょう。「流れ込みパラメータ」はメール本文や件名に「%氏名%、%No%、%時間%」などのような形で、送信先一覧のタイトル名の前後に「%」を付けて、送信する際に、該当カラムの内容を自動的にメールに流れ込んで内容を作成する方法です。この方法を使って、同じテンプレートでも実際に送信する内容は異なるため、メールサーバに同じメールとして取り扱う可能性が低くなります(変化小さい場合、同じメールとして取り扱ってしまう可能性もある)。
  ExcelMailAddinを使って、選択された行を一括でOutlook経由して送信する機能もありますので、それを使えば、すべてのメールはまずOutlookの送信トレイに入って、Outlookの送信トレイから送信することとなりますので、普通の直接Outlookでメールを作成してそのまま送信することと同じです。
  毎日のメール件数制限もあるため、ExcelMailAddinの送信間隔合わせて設定しましょう(設定にあります)。最大は「300秒=5分」です。Outlook経由して送信する場合、すべてのメールは一括で作成し、Outlookのトレイに全部入ります。Outlookが閉じらなければ、指定された送信間隔で1つずつ送信されますので、Excelを閉じても大丈夫です。

Outlookを経由して一斉送信する方法:

ExcelMailAddinを使って、Outlookを経由して送信することができるため、送信間隔指定、そして流れ込みパラメータ使用により、人間を真似して一斉送信しましょう。

ExcelMailAddin詳細

Outlookからも同報送信できます

OutlookNoMissAddinの最新版でOutlookを使って同報送信する機能を追加しました。

指定された時間間隔でTO毎に1件ずつメールを作成して送信トレイに入ります。時間になりましたら、自動的に送信されます。この機能で会社住所変更された場合の一斉送信に一番いいです。メールアドレス毎に送信されますので、一括送信しても宛先毎に1つ1つ送信するように変換するため、誤送信防止にも役立ちます。

使い方:

①、送信確認画面の下に「同報送信」のボタンがあります。クリック!

②、指定された時間間隔でTO毎に1件ずつメールを作成して送信トレイに入ります。時間になりましたら、自動的に送信されます。

メール本文に%氏名%(タイトルに表示している名称)のように流れ込みパラメータとして使えます。TSVファイルに自分で定義したカラム名をインポートすれば表示した項目も使えます。

ExcelGrepAddinの隠し機能 – 数式で正規表現文字列マッピング

ExcelGrepAddinは正規表現でファイルやセルの内容を検索するためのAddinなので、
一般的な方に対して難しいかもしれません。実は内部でよく使っている数式で正規表現文字列マッピング
機能は隠されていますが、疑問回答のために2つの例をあげます。

Office2016にも似ているような関数があると思います。

例1:文字列から数値を抽出

まず、ExcelGrepAddinをダウンロードしてインストールする必要があります。

インストール後、インストール先フォルダのXLLファイルクリックします。(安全のため、Excelより自動起動を廃止いたしました。)

これで、関数にExcelGrepAddinの内部関数が利用できるようになります。

本例では12abc23def900のような文字列から数値のみを抽出し、改行コードで連結する方法を説明します。

CTRL+SHIFT+A

例2:文字列からカタカタ・ひらがな・漢字を抽出

=RegexMatch(A1,”[\u30A1-\u30FA]+”,”,”,TRUE,TRUE)

=RegexMatch(A1,”[\u3041-\u3096]+”,”,”,TRUE,TRUE)

=RegexMatch(A1,”[々〇〻\u3400-\u9FFF\uF900-\uFAFF]|[\uD840-\uD87F][\uDC00-\uDFFF]+”,”,”,TRUE,TRUE)

取得結果:

本機能はサポート範囲外です。

田中様?それとも田中様?或いは田中様?

Outlookで送信する場合、以下のことはありませんか。

実は3つの田中様で、会社も3つでした。誤送信のないようにあれこれを注意しなければならない!
不安でたまらない!これはストレス溜まりますね。

OutlookNoMissAddinを利用するなら、ミスして宛先を入力してもまったく心配しなくてもいい!
確認画面でもう一度分かりやすく確認するチャンスがありますから!

宛先はアドレス帳に登録済みかどうかをチェックして、登録済みの場合、会社名も結果に表示します。
簡単なソフト一本だけでメール送信は楽になります。OutlookNoMissAddinを試してみませんか。

窓の杜さんもレビューしていただきました。
「Outlook」でのメール誤送信を防止できる「OutlookNoMissAddin」

OutlookNoMissAddin ダウンロード

誤送信防止ソフトOutlookNoMissAddinの活用事例

OutlookNoMissAddinは簡単、迅速に導入できるOutlook専用誤送信対策ソフトです。
メールを送信するたびに確認画面が表示され、注意喚起します。宛先ミスや添付ミス
などの検出だけではなく、メール本文の文言も検出できます。

活用例1:人事、採用担当の日時、曜日、場所の送信前確認

人事、採用担当された方は日時や場所を指定してメールをされることがほとんどです。
日時、曜日、場所など肝心な情報を間違って送ってしまったら、大変なことになってしまいます。
送信する前に、確実に肝心な情報をチェックするのは重要です。

OutlookNoMissAddinを使った場合、カスタマイズの文言に3行を追加するだけで送信するたびに、
メールに日時、曜日、場所の文字列が検出されましたら、ワーニングのメッセージが出てきて、
レポートで分かりやすく再確認できます。

①、カスタマイズ文言追加

②、送信前確認ダイアログでワーニング表示

③、具体的にどこにあるかはレポートで分かりやすく確認

 

活用例2:ストレスを感じることなく請求書の送信作業
請求書や納品書などの送信で添付漏れがよく発生します。OutLookNoMissAddinの使用により、
完全に添付漏れを防ぐことができます。

①、添付漏れチェックで添付ミスをなくす

②、レポートで分かりやすく確認

③、送信時に添付ファイル自動圧縮、パスワード掛けも簡単

 

活用例3:アドレス帳の登録情報を活用
アドレス帳に宛先の情報たくさん登録しているのに、メールを送信するたびに受信社の
会社名、部署名、名前を毎回手動入力しなければならないため、時間が無駄になってしまい、
ミスを犯しやすいです。

①、誤送信設定で返信雛形組織外用に以下のように設定

%TO_COMPANYNAME%
%TO_LASTNAME%様

お世話になっております。XXXです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

②、メール返信をする際に、組織外のユーザだったら、自動的にアドレス帳から会社名と
宛先名を取得してからメール本文に設定
株式会社YYYY
田中様

お世話になっております。XXXです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

■以下は使用できる変数一覧です。
%TO_LASTNAME%
%TO_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME%
%TO_DEPARTMENT%
%TO_JOBTITLE%
%TO_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_DEPARTMENT_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME_JOBTITLE%
%CC_LASTNAME%
%CC_LASTNAME_TITLE%
%CC_COMPANYNAME%

OutlookNoMissAddinのダウンロード:
http://www.superdbtool.com/download.html