Excelを最強のデータベース入力&帳票出力(差し込み印刷)&データ纏め画面に?!

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エクセルは表計算のソフト、アクセスはデータベースです。
そもそも比較するべきではない、比較できないです。

だが、なぜかExcel好きな日本人はよく「アクセスがエクセルよりどこが優れているか」の質問をします。これに対して、批判者も少なくないです。Excel好きな理由は「日本人が精緻で綺麗なものが好き」だからと思います。庭園、着物、和食器、和食……考えてみてください。日本特有のものなら、基本的に「精緻で綺麗な」ものでしょう。

日本ほど難しい表を作っている国はない、難しいところはデータや計算ではなく、見栄えなんです。
帳票だけならまだいいんですが、エクセルはスケジュール管理、仕様書作成まで幅広く活用されています。マイクロソフトは当初Excelを開発した際に、絶対にこれを予想できなかったでしょうか。スケジュール管理はProjectで、文書を書くならWordでしょう。

エクセルが大好きだからこそ、エクセルをデータベースとして使いたい方もたくさんいるのはおかしくないです。Office2007以降、取り扱える行数と列数の両方とも増えました。テーブルの機能も追加されました。実はExcelを使いながら、自然にExcelをデータベースとして使いたくなると思います。Excelを使って、データを一覧にしてレポートを出すことはほぼ誰でもできると思いますが、Accessでデータを管理してクエリでデータを抽出したり、データマッチングしたりすることならたくさんのユーザが出来ないでしょう。

そして、Excelのデータベース化はたくさんのメリットもありますよ。

メリット
  コスト低い
  データ整理しやすい、可視的にデータ操作できる
  フィルタや入力規則など利用できる
  Excelを理解している担当者が多い
  データ共有しやすい(ほぼ全てのWindowsにExcelが入っているだろう)
  コピぺなど利用できるため編集しやすい
……

つまり、よく使えば、高生産性+低コストは実現可能です!

但し、エクセルをそのままデータベース化をすると、以下の課題があります。
  既存のエクセルファイルがたくさんあり、それをどう纏めるか
  エクセルでデータ入力しやすいが、長い行又は1セルに長いデータがあったの場合、非効率
  帳票出力はどうするか
  データベースに対する照合は簡単ならフィルターでできるが、複雑な場合できない
  本当のデータベースとして使うなら、SQLでの検索機能がほしい
……

つまり、課題も多いですね。

実は、上記の多くの課題はこうすればクリアできます!しかもほぼ費用なし!

1.既存のエクセルファイルがたくさんあり、それをどう纏めるか

ExcelDevToolのデータ入力フォームにて「抽出」の機能を使いましょう。
複数ファイルのデータをデータベースシートへ転記(纏める)(差し込み印刷の逆):


*抽出元シートに明細があり、その明細を台帳へ転記する(纏める)ことは可能でしょうか。YES!
詳しくはガイドをご参照ください。

2.エクセルでデータ入力しやすいが、長い行又は1セルに長いデータがあったの場合、非効率

ExcelDevToolのデータ入力フォームを使いましょう。
長い行データの入力を中心に解説:


*リストで値を選択して入力することは可能でしょうか。YES!
そもそもエクセルに下記のようなフォーム入力機能もありますが、最大項目数は32列までなので、全く使えないです!

3.帳票出力はどうするか、台帳のデータも個別シートへ転記したい
ExcelDevToolのデータ入力フォームにて出力先帳票への「マッピング」を設定して非常に簡単に出力できます。
差し込み印刷(データベースのデータを帳票へ出力):


*出力先シートに明細があり、台帳から転記することは可能でしょうか。YES!

4.データベースに対する照合は簡単ならフィルターでできるが、複雑な場合できない
ExcelDevToolの「データ抽出/集計/ソート/SQL」機能を使うことにより、どんなに複雑な条件の抽出でも可能です!
もちろん、集約やソートも非常に簡単です。また「データマッチング」を使えば、データの突き合いなど非常に楽です。

5.本当のデータベースとして使うなら、SQLでの検索機能がほしい
ExcelDevToolならもちろんSQL使えます!しかも複数のSQL文を「;」の分割により一括でたくさんのシートへ結果の出力ができます。

……
……たくさんのファイルはあるフォルダに置いてしまっているが、同じブックに纏めたい
……纏めたブックにシート数が多すぎて1つのシートにデータを纏めたい
……………………
まだたくさんの機能がありますから、Youtubeで見てみてください。
それでも見つけなかったら、http://www.superdbtool.comへ問い合わせてみてください。
そちらの悩みはこちらで一瞬で解けるかもしれません。

さて、今から、マクロなし、SE、PGなしで自分でエクセルをデータベース化しましょう!
エクセルの基本操作しかできない貴方も社用システム作れますよ。

ありがとう御座いました!ブックマックやTwitterなどで紹介していただけると嬉しいです。


ExcelDevToolダウンロードおよびインストールガイド

Office2010以降のx64ビット版のOfficeを利用されている方は、新しい製品「ExcelDevTool.MisoAddin」のご利用をお勧めします。

ExcelDevTool.MisoAddinは以下の機能を纏めた製品です。
(Merge, Input, Split, Output)
具体的な機能一覧:

1.データ入出力
自動生成するデータ入力フォームで長い行データを速やかに入力
フォルダ内の複数のファイルを一気に台帳に纏め
台帳からの差し込み印刷(分割)
2.複数のシートを1つに纏め
3.複数のブックを1つのシートに纏め
4.複数CSV,TXTファイルを1つにまとめ
5.シートをExcelファイルに出力/追加
6.シート名一覧抽出
7.シート名一括変更
8.シート名一覧でシート作成

ダウンロード

 

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