誤送信防止ソフトOutlookNoMissAddinの活用事例

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OutlookNoMissAddinは簡単、迅速に導入できるOutlook専用誤送信対策ソフトです。
メールを送信するたびに確認画面が表示され、注意喚起します。宛先ミスや添付ミス
などの検出だけではなく、メール本文の文言も検出できます。

活用例1:人事、採用担当の日時、曜日、場所の送信前確認

人事、採用担当された方は日時や場所を指定してメールをされることがほとんどです。
日時、曜日、場所など肝心な情報を間違って送ってしまったら、大変なことになってしまいます。
送信する前に、確実に肝心な情報をチェックするのは重要です。

OutlookNoMissAddinを使った場合、カスタマイズの文言に3行を追加するだけで送信するたびに、
メールに日時、曜日、場所の文字列が検出されましたら、ワーニングのメッセージが出てきて、
レポートで分かりやすく再確認できます。

①、カスタマイズ文言追加

②、送信前確認ダイアログでワーニング表示

③、具体的にどこにあるかはレポートで分かりやすく確認

 

活用例2:ストレスを感じることなく請求書の送信作業
請求書や納品書などの送信で添付漏れがよく発生します。OutLookNoMissAddinの使用により、
完全に添付漏れを防ぐことができます。

①、添付漏れチェックで添付ミスをなくす

②、レポートで分かりやすく確認

③、送信時に添付ファイル自動圧縮、パスワード掛けも簡単

 

活用例3:アドレス帳の登録情報を活用
アドレス帳に宛先の情報たくさん登録しているのに、メールを送信するたびに受信社の
会社名、部署名、名前を毎回手動入力しなければならないため、時間が無駄になってしまい、
ミスを犯しやすいです。

①、誤送信設定で返信雛形組織外用に以下のように設定

%TO_COMPANYNAME%
%TO_LASTNAME%様

お世話になっております。XXXです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

②、メール返信をする際に、組織外のユーザだったら、自動的にアドレス帳から会社名と
宛先名を取得してからメール本文に設定
株式会社YYYY
田中様

お世話になっております。XXXです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

■以下は使用できる変数一覧です。
%TO_LASTNAME%
%TO_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME%
%TO_DEPARTMENT%
%TO_JOBTITLE%
%TO_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_DEPARTMENT_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME_TITLE%
%TO_COMPANYNAME_LASTNAME_JOBTITLE%
%TO_COMPANYNAME_DEPARTMENT_LASTNAME_JOBTITLE%
%CC_LASTNAME%
%CC_LASTNAME_TITLE%
%CC_COMPANYNAME%

OutlookNoMissAddinのダウンロード:
http://www.superdbtool.com/download.html

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