メール作成時間を短縮!誤送信を完全になくす! – その2 – Outlook うっかり送信、誤送信防止

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前回の記事でExcelMailAddin/OutlookNoMissAddinを使って「メール作成時間を短縮」の紹介をさせていただきましたが、
今回は「誤送信防止」について解説いたします。

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2014」の調査結果により、ビジネスメールで失敗した原因は主に以下です。

中には一番ミスしやすいのは「添付漏れ」です。但し、一番怖いのはやはり「宛先間違い」だと思います。気付いた瞬間、冷や汗が止まらない。そのミスは一つでも将来が変わるかもしれません。
場面によっては大事件,うっかりミスでは済まされないです。誤送信の実例:

・金融R社 :メール送信ミスで顧客の氏名や口座番号など流出
・HS高速 :イベント招待客45名にメールを送信する際、宛先に全アドレスを指定して送信してしまった
・ある新聞社 :103名のユーザ宛にメールを送信する際、誤ってCCにアドレスを設定してしまった
・日本ある政府機関 :国際交流事業の参加者を相手に通知する際、誤って不合格になった応募者の名簿を送付した
・C大学 :研究用患者情報を自宅に送信するつもりが別アドレスに送信してしまった

また、失礼なこと、例えばメール途中半場で不注意で送信してしまった場合、敬語の使い方は正しくない場合も多いと思います。

日々とても忙しい業務の中で、人により教育や確認のみなら、誤送信防止は不可能ではないかと思います。

但し、OutlookNoMissAddinをうまく活用できれば、メール送信のトラブルを未然に防止でき、完全に誤送信防止ができます。
OutlookNoMissAddinは簡単、迅速に導入できるOutlook専用誤送信対策ソフトです。
利用者はパソコンにインストールするだけですぐに誤送信防止ができ、
メールサーバやOutlookの特別設定、環境ファイル設定などは一切いらないです。

主な機能:

送信前にミス/誤送可能性のあるところを一目で分かる

宛先間違を検出、目視チェック
敬語ミス、文法ミス、タイポを検出
添付ファイル漏れを検出
添付ファイルを自動圧縮&暗号化
パスワード通知メール自動作成
メール毎に遅延送信(社内、社外、それぞれ)、一時保留
雛形テンプレート利用により驚くほどメール作成スピードアップ!

一度使うと、手を離せない!

1. メニュー及び誤送防止確認画面

誤送防止インストール後、以下のメニューがOutlookの新規メッセージ画面に追加されます。

早速ですが、上記の作成途中でミスもあったメールを送信してみましょう。

宛先が「組織外」のメールアドレスかどうかを判断して、メッセージを表示します。CTRL+ENTERキーはもう怖くないです。

また、添付ファイルがあった場合、圧縮されていなければ、ワーニングメッセージが表示され、パスワード付きの圧縮やパスワード通知メールの自動作成もできます。(通知メールを作成して表示するだけで自動送信はしません。)

誤送防止機能でたくさんのチェックをしています。そして、チェック内容のカスタマイズもできます。
主なチェック内容(それらのチェックするかどうかの変更ももちろんできます):

  • ファイル添付漏れ
  • パスワード漏れ
  • 添付ファイル圧縮漏れ
  • 宛先間違い
  • 宛名漏れ
  • 挨拶文不正
  • 宛名不正
  • 敬語使用不正
  • 社外秘などを社外へ送信防止
  • 添付ファイルサイズ大きい
  • 失礼言葉
  • メール作成途中送信防止
  • TOにたくさんの人が入れた
  • 挨拶がない
  • !?の使用
  • 「金額」、「見積」などの敏感字
  • 自動的に圧縮
  • 自動的にパスワード掛け
  • 自動的にパスワード通知メール作成
  • 外部、内部、パスワードメールそれぞれ時間を指定して遅延送信
  • メール毎に何分後の遅延送信設定ができるため、定時送信はもちろんできます。
  • ……. その他いろいろ、自分でもカスタマイズできます。

2. 誤送信防止設定

設定により、メールを送信する際にチェックする内容及び表示するメッセージが違います。以下はメインな設定を説明します。「設定変更」ボタン又はメニューの「誤送防止⇒設定」をクリックすると、以下の画面が出ます。

まず、「送信先」タブのドメインを設定しましょう。内部ドメインと内部メールの設定は非常に重要です。この設定により、メッセージは外部向けなのか、内部向けなのかを判断しています。

添付ファイル及び圧縮、ファイルサイズの設定:

自動パスワード及び自動的にパスワード通知メール作成の設定:

その他の設定などはユーザガイドをご利用ください。

OutlookNoMissAddinユーザガイド:
http://superdbtool.com/ExcelMailAddinGuide.htm

OutlookNoMissAddinダウンロード及びインストール:

*インストール前に必ずOutlookを閉じる必要があります。(右下のOutlookアイコンなくなるまで)
http://superdbtool.com/download.html
https://www.youtube.com/channel/UCxmRbmfTLCdTyOa6LOHorlQ

2 thoughts on “メール作成時間を短縮!誤送信を完全になくす! – その2 – Outlook うっかり送信、誤送信防止

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